Ön Muhasebe, genel muhasebenin ilk adımı olması ile birlikte bir işletmenin mali yönetimini sağlayan her türlü bilginin işlenmesi ve takip edilmesidir. Yani ön muhasebe, işletmenin sürdürülebilirliğin sağlanabilmesi için gerekli olan nakit, çek, senet, müşteri, stok, fatura veya banka hesaplarının kayıtları ve hareketleri gibi unsurların takip edilebilmesi için olanak sağlar.
Ön Muhasebede Hangi İşlemler Yapılır?
- Kasa Takibi: Kasa takibi ile işletmedeki gelir, gider ve nakit akışı kayıt altına alınır. İşletme bu sayede nakit işlerini takip eder, tahsilat ve ödemelerini izler.
- Banka Hesaplarının Takibi: İşletmelerin bankalardaki hesapları, bankalarda gerçekleştirdiği çekler, havale ve tahsilat gibi işlemlerin takibi yapılır. Dışarıdan gelen ödemelerde banka hesabı kontrol edilir.
- Çek ve Senetlerin Takibi: İşletmenin veya müşterilerin çek-senetlerini inceleyerek ne kadar tahsil edilecek ve ne kadar ödenecek çek-senet olduğu tespit edilir. Bu senetlerin vadeleri takip edilirek ödeme günlerinde ödemeler yapılır.
- Fatura ve İrsaliye Takibi: Tedarik edilen ya da satılan bir ürün veya hizmet sonrasında kesilen faturalar ile nakledilen ürün için kesilen irsaliye fatura gibi belgelerin giriş-çıkışını takip eder.
- Stok Giriş/Çıkış İşlemleri: Ürün satın alındığında alış faturası ile sisteme girilir, ürün satıldığında ise yapılan satış faturası ile stoktan düşülür. Böylece hangi ürünlerin daha çok sattığını ve hangilerinin daha az sattığını takip etmek kolaylaşır.
- Cari Hesap Takibi: Tüm müşteri ve tedarikçi hesapları cari hesaplardır. Her türlü alım satım işlemleri; ödeme, tahsilat, borç ve alacak takibi cari hesapla yapılır. Bu bilgiler aynı zamanda raporların hazırlanmasında da kullanılır.
- Aylık Bordrolar: Personel bordro hesap düzenlenmesi ve takibi yapılır.
Ön Muhasebe Nasıl Yapılır?
Mikro ve küçük işletmelerde bazen tüm bu işlemleri işletme sahibi kendisi yapmayı tercih eder. Öte yandan, gelişmiş işletmelerde, ön muhasebe kayıtları için ağırlıklı olarak ön muhasebe personeli istihdam edilmektedir. Manuel kayıtlarda Excel yardımı ile kayıtlar elektronik olarak kaydedilir. Tüm bu süreçlerin düzenli ve hatasız olması firma için oldukça önemlidir.
Yapılan muhasebe sonucu yanlış fatura kesimi, hatalı vergi hesaplanması durumlar şirketi mali zarara uğrartır ve şirkete ceza kesilir.
