e arşiv, faturaların elektronik ortamda düzenlenip alıcıya iletilmesini ve dijital olarak saklanmasını sağlayan bir uygulamadır. e arşiv fatura, ilgili mevzuat kapsamında e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara yapılan satışlarda düzenlenir; alıcıya elektronik ortamda iletilebilir veya kâğıt çıktısı verilebilir. Düzenlenen belgenin bilgileri, e arşiv fatura sorgulama işlemiyle kontrol edilebilir.
Bir faturayı düzenlerken alıcının kimlik veya vergi bilgileriyle işlem tutarını doğru girmeniz gerekir. Belge alıcıya ulaştıktan sonra numara, tarih ve tutar gibi bilgileri kayıtlarınızla karşılaştırmanız, olası uyuşmazlıkları fark etmenize yardımcı olur.
Sorgulamada faturayı göremiyorsanız önce girdiğiniz bilgileri ve belgenin düzenlenme durumunu kontrol edebilirsiniz. İptal, itiraz veya düzeltme gerektiğinde ise işlemin türüne uygun yöntemi belirlemeniz ve ilgili kayıtları saklamanız önemlidir.
Öne çıkanlar
- Alıcının e-Fatura sistemine kayıt durumu, düzenlenecek elektronik belge türünün seçiminde belirleyicidir.
- Faturayı göndermeden önce alıcı ve işlem bilgilerini satış kaydıyla karşılaştırın.
- Kurumsal alıcılarda unvan ve vergi kimlik bilgilerini doğru girin.
- Alıcıya elektronik ortamda iletim veya kâğıt çıktı seçenekleri uygulanabilir.
İçindekiler
E Arşiv Fatura Nedir, Kimler İçin Düzenlenir?
Bir faturanın hangi elektronik belge türüyle düzenleneceğini belirlerken önce alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığına bakmanız gerekir. e arşiv fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya yapılan ve fatura düzenlenmesini gerektiren satışları belgelendirir. Alıcı bir tüketici olabileceği gibi sisteme kayıtlı olmayan bir işletme de olabilir. Belgenin elektronik ortamda oluşturulması, işlemin türüne göre faturada bulunması gereken bilgileri ortadan kaldırmaz.
| Alıcının durumu | Düzenlenecek belge |
|---|---|
| e-Fatura sistemine kayıtlı | e-Fatura |
| e-Fatura sistemine kayıtlı değil | İlgili koşullar sağlanıyorsa e-Arşiv Fatura |
İki belge arasındaki temel fark, alıcıya iletim yoludur. e-Fatura, sisteme kayıtlı taraflar arasında elektronik altyapı üzerinden iletilir. e arşiv kapsamında düzenlenen belge ise alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olmasını gerektirmez; elektronik yolla iletilebilir veya mevzuata uygun biçimde kâğıt çıktı olarak verilebilir.
- Satıştan önce alıcının e-Fatura kayıt durumunu kontrol edin.
- Alıcı kayıtlı değilse işlemin fatura düzenleme koşullarını değerlendirin.
- Belgeyi alıcıya uygun yöntemle iletin ve saklama yükümlülüklerine uyun.
Örneğin e-Fatura kullanıcısı bir işletmeye yapılan satış ile aynı işletmenin sisteme kayıtlı olmayan bir müşteriye yaptığı satış, farklı belge türleri gerektirebilir. Bu nedenle seçimi yalnızca alıcının birey veya şirket olmasına göre yapmamalısınız.
E Arşiv Fatura Düzenleme Süreci
e arşiv fatura düzenlerken önce işlemin niteliğine uygun belge türünü ve düzenleme yöntemini belirlemelisiniz. Ardından satış kaydını esas alarak faturayı hazırlayıp göndermeden önce bilgilerin birbiriyle tutarlı olduğunu kontrol etmelisiniz.
| Kontrol | Karşılaştırılacak kayıt |
|---|---|
| Alıcı bilgileri | Sipariş veya müşteri kaydı |
| Ürün ve hizmetler | Sipariş veya teslim kaydı |
| Tutar ve vergiler | Satış kaydı ve hesaplama |
Özellikle sonradan değişen siparişlerde eski kayıtları esas almadığınızdan emin olun. Faturayı iletmeden önce yaptığınız bu karşılaştırma, olası düzeltme ihtiyacını azaltabilir.
Alıcı ve işlem bilgilerinin girilmesi
e arşiv fatura hazırlarken alıcı bilgilerini satış kaydıyla karşılaştırarak girin. Alıcının adına veya unvanına, adresine ve işlem için gerekli vergi kimlik bilgilerine ilişkin alanları doğru doldurun. Özellikle kurumsal alıcılarda unvan ve vergi numarasının kayıtlardaki bilgilerle uyuştuğunu kontrol edin.
- Mal veya hizmet açıklamasında satılan ürünü ya da verilen hizmeti anlaşılır biçimde belirtin; yalnızca “ürün” veya “hizmet” yazmakla yetinmeyin.
- Miktar, birim fiyat ve varsa indirimi satış kaydına göre girin. Tutarların birbiriyle uyumlu olup olmadığını kontrol edin.
- Vergi türünü ve oranını işlemin niteliğine göre seçin. Vergi tutarı ile genel toplamın hesaplamayla örtüştüğünden emin olun.
Örneğin birden fazla ürün satıldıysa her kalemin açıklamasını ve tutarını ayrı ayrı yazmanız, alıcının hangi ürün için ne kadar ödeme yaptığını görmesini sağlar.
Faturanın oluşturulması ve alıcıya iletilmesi
Bilgileri tamamladıktan sonra e arşiv fatura taslağını kullandığınız düzenleme yöntemi üzerinden oluşturun. Belgeyi kesinleştirmeden önce tutarları, vergi hesaplamalarını ve düzenleme tarihini satış kaydıyla karşılaştırın. Ardından faturayı oluşturup alıcıya elektronik ortamda iletin.
- Alıcının kullanacağı e-posta adresini teyit edin.
- Faturayı görüntülenebilir biçimde gönderin ve gönderim kaydını saklayın.
- İletim başarısız olursa adresi kontrol ederek yeniden gönderin.
Gönderimden sonra belgenin alıcıya ulaşıp ulaşmadığını izleyin. Yalnızca faturayı oluşturmuş olmanız, e-postanın teslim edildiği anlamına gelmez. Alıcı daha sonra belgeyi bulamazsa fatura numarası ve düzenleme tarihi, e arşiv fatura sorgulama işlemini kolaylaştırabilir.
İpucu
Gönderim kaydını faturayla birlikte saklamanız, teslimatla ilgili bir soruyu yanıtlarken hangi adrese ve ne zaman iletim yapıldığını kontrol etmenizi sağlar.
E Arşiv Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır?
Alıcı veya düzenleyen olarak e arşiv fatura sorgulama işlemini, belgenin düzenlendiği yönteme uygun kanaldan yapabilirsiniz. Düzenleyen taraf, kullandığı fatura uygulamasındaki kayıtları; alıcı ise kendisine iletilen belgeyi ve erişimine açık doğrulama kanalını kullanabilir.
e arşiv kapsamındaki bir belgeyi kontrol ederken hangi kanala erişebildiğiniz önemlidir. Alıcı olarak düzenleyenin kullandığı uygulamadaki kayıtlara doğrudan erişmeniz beklenmez; düzenleyen olarak da yalnızca alıcıya gönderilen kopyaya dayanmanız gerekmez. Sorgulamanın amacı, elinizdeki belgenin ilgili kayıtla eşleşip eşleşmediğini görmektir.
Sorgulama için gerekli bilgilerin hazırlanması
e arşiv fatura sorgulamasına başlamadan önce size iletilen belgeyi veya satış kaydını açıp temel bilgileri hazır bulundurun. Sorgulama ekranında istenen alanlar kullanılan yönteme göre değişebilir; bu nedenle bilgileri belgedeki biçimiyle girmeniz önemlidir.
- Belge numarasını harf, rakam ve varsa ayırıcı işaretleriyle birlikte kontrol edin.
- Düzenleme tarihini ödeme ya da teslim tarihiyle karıştırmayın.
- Taraf bilgileri istendiğinde düzenleyenin ve alıcının adını veya unvanını, gerekli kimlik bilgileriyle birlikte belgeden alın.
Numarayı bulamıyorsanız size gönderilen dosyayı, e-postayı veya işlem kaydını kontrol edebilirsiniz. Aynı işleme ait birden fazla belge varsa yalnız tutara bakarak seçim yapmayın; belge numarası ve düzenleme tarihini birlikte kullanın. Böylece sorgulama alanlarını yanlış belgeye ait bilgilerle doldurma olasılığını azaltabilirsiniz.
Sorgulama sonucunun kontrol edilmesi
Sorgulama sonucunda görüntülenen e arşiv fatura bilgilerini elinizdeki belgeyle yan yana karşılaştırın. Yalnızca belgenin açılabilmesi, tüm alanların elinizdeki faturayla eşleştiğini göstermez.
| Kontrol alanı | Karşılaştırılacak bilgiler |
|---|---|
| Taraflar | Düzenleyenin ve alıcının adı veya unvanı ile vergi kimlik bilgileri |
| Tutar | Ödenecek toplam, vergi tutarı ve varsa indirimler |
| Tarih | Belgenin düzenlenme tarihi |
Örneğin toplam tutar aynı görünse bile alıcı unvanı farklıysa belgeleri eşleşmiş kabul etmeyin. Tarihi kontrol ederken ödeme günü yerine faturanın düzenlenme tarihini esas alın. Bir farklılık saptarsanız önce elinizdeki belgenin doğru kopyasını kullandığınızdan emin olun; uyuşmazlık sürüyorsa düzenleyen taraftan açıklama veya uygun düzeltme işlemi isteyin.
Sorgulamada Fatura Görünmüyorsa Ne Yapılmalı?
Fatura sorgulamada görünmüyorsa önce elinizdeki belgeyle sorgulama ekranına girdiğiniz bilgileri karşılaştırın. Ardından kullandığınız kanalın belgeyi düzenleyen yönteme uygun olup olmadığını ve faturanın alıcıya iletilip iletilmediğini kontrol edin.
- Fatura numarasını, düzenleme tarihini ve istenen taraf bilgilerini belgedeki biçimiyle yeniden girin. Benzer karakterleri veya tarih alanındaki giriş hatalarını kontrol edin.
- Alıcıysanız size iletilen belgedeki doğrulama bilgilerini kullanın; düzenleyenseniz kaydı faturayı oluşturduğunuz uygulamada arayın. Farklı bir sorgulama kanalı aynı belgeyi göstermeyebilir.
- Belgeyi düzenleyen taraftan faturanın kesinleştirilip kesinleştirilmediğini ve hangi adrese iletildiğini teyit edin. Taslak hâlindeki veya henüz gönderilmemiş bir belge alıcının elinde bulunmayabilir.
Kontrollerden sonra kayıt hâlâ görünmüyorsa düzenleyenden fatura numarasını ve iletim durumunu yeniden doğrulamasını isteyin. e arşiv fatura için elinizdeki PDF ile düzenleyenin kayıtlarındaki belge farklıysa yalnızca PDF’ye dayanarak işlem yapmayın; uyuşmazlığın nedenini açıklığa kavuşturun.
İpucu
Hata bildirirken sorguladığınız kanalın adını, kullandığınız fatura numarasını ve karşılaştığınız mesajı paylaşın. Gereksiz kişisel bilgileri iletmeden sorunun hangi aşamada ortaya çıktığını gösterebilirsiniz.
İptal, İtiraz ve Düzeltme İşlemlerinde Dikkat Edilecekler
Hatalı düzenlenen bir faturada izlenecek yol, hatanın türüne ve işlemin hangi aşamada fark edildiğine bağlıdır. Önce belgenin alıcıya iletilip iletilmediğini, satışın gerçekleşip gerçekleşmediğini ve hatanın tutarı, taraf bilgilerini veya yalnızca açıklamayı etkileyip etkilemediğini belirleyin. Düzenlenmiş bir e arşiv fatura üzerinde alanları doğrudan değiştirerek düzeltme yapmayın.
| Durum | Değerlendirilecek işlem |
|---|---|
| Belge yanlışlıkla düzenlendi veya işlem gerçekleşmedi | Geçerli koşullar ve süreler içinde iptal olanağını kontrol edin. |
| Alıcı belge içeriğini kabul etmiyor | İtirazın nasıl bildirileceğini ve kayıt altına alınacağını değerlendirin. |
| Satış gerçekleşti ancak belge bilgileri hatalı | İptal veya ilgili düzeltme işleminin ardından doğru bilgilerle yeni belge düzenlenip düzenlenmeyeceğini belirleyin. |
İptal ile itiraz aynı işlem değildir: İptal, düzenleyenin belgeye ilişkin işlemini; itiraz ise alıcının belgeye yönelik karşı çıkışını ifade eder. Alıcının itirazı, faturanın kendiliğinden iptal edildiği anlamına gelmez. Ayrıca yeni bir fatura düzenlemek, önceki belgenin kaydını ortadan kaldırmaz.
- İşlemi kullandığınız düzenleme kanalındaki geçerli kurallara göre yürütün.
- İptal veya itiraz bildirimini ve taraflar arasındaki yazışmaları saklayın.
- Yeni belge düzenlerseniz önceki kayıtla ilişkisini muhasebe kayıtlarınızda izlenebilir tutun.
Süre ve yöntem konusunda tereddüt varsa işlem yapmadan önce mali müşavirinizden görüş alın.
Faturaların Saklanması ve Kayıtlarla Eşleştirilmesi
e arşiv kapsamında düzenlenen belgeleri, gerektiğinde açılabilecekleri ve ilgili işlemle ilişkilendirilebilecekleri bir düzende saklayın. e arşiv fatura dosyasını yalnızca müşteriye gönderilen e-postada bırakmak yerine, belge numarası ve düzenleme tarihiyle aranabilen bir kayıt düzenine alın. Dosyanın okunabilirliğini kontrol edin; erişim yetkilerini görevlerle sınırlandırın ve yedekleme düzeninizi belirleyin. Saklama süresini ve yöntemi yürürlükteki mevzuat ile işletmenizin kayıt politikası doğrultusunda değerlendirin.
Her belgeyi önce satış kaydıyla, ardından tahsilat ve muhasebe hareketleriyle ilişkilendirin:
- Satış kaydında müşteri, işlem tarihi ve tutarı karşılaştırın.
- Tahsilatta ödeme tarihi, tutarı ve varsa parçalı ödemeleri ayrı ayrı izleyin.
- Muhasebe kaydında belge numarası ve ilgili hesap hareketinin eşleştiğini doğrulayın.
Örneğin tek bir satış iki taksitte tahsil edildiyse faturayı yalnızca ilk ödemeyle eşleştirmeyin. Her iki tahsilatın aynı satışa ait olduğunu kaydedin; açık kalan bakiyeyi ayrıca takip edin. İade veya düzeltme olduğunda önceki kaydı silmek yerine ilgili belgeler arasındaki bağlantıyı koruyun.
İpucu
Ay sonu kontrolünde faturası bulunan fakat tahsilat kaydı olmayan işlemleri ayrı listeleyin. Böylece ödenmemiş alacakları, kayda alınmamış ödemelerden ayırmanız kolaylaşır.
Sonuç
E arşiv sürecinde doğru belge türünü seçmek ve düzenlenen faturayı satış kaydıyla eşleştirmek, sonradan yapılacak kontrolleri kolaylaştırır. Sorgulama sırasında belgenin görüntülenmesiyle yetinmeyin; alıcı bilgilerini, tutarı ve belge numarasını elinizdeki kayıtla karşılaştırın. Bir uyuşmazlık varsa önce veri girişini ve kullandığınız sorgulama kanalını kontrol edin; hata faturanın kendisindeyse işlemin durumuna uygun düzeltme yolunu belirleyin. Bir sonraki satışınızda uygulayabileceğiniz basit bir adım, e arşiv fatura düzenlemeden önce alıcının e-Fatura kaydını kontrol etmek ve gönderimden sonra belgeyi satış kaydıyla birlikte saklamaktır. Böylece gerektiğinde hangi faturanın hangi işleme ait olduğunu daha kolay bulabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
E arşiv fatura kimlere kesilir?
Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse ve yapılan işlem için fatura düzenlenmesi gerekiyorsa, ilgili mevzuat kapsamında e arşiv fatura düzenlenir. Belge türünü seçmeden önce alıcının kayıt durumunu kontrol etmeniz gerekir. Alıcının şirket veya birey olması tek başına hangi elektronik fatura türünün kullanılacağını belirlemez.
E arşiv fatura nasıl sorgulanır?
Faturayı düzenlediyseniz kullandığınız fatura uygulamasındaki kaydı kontrol edebilirsiniz. Alıcıysanız size iletilen belgeyi ve erişiminize açık doğrulama kanalını kullanabilirsiniz. Sorgulama için istenen bilgiler kullanılan yönteme göre değişebilir. Sonuç görüntülendiğinde belge numarasını, tarihi, taraf bilgilerini ve tutarı elinizdeki faturayla karşılaştırın.
Fatura sorgulamada neden görünmüyor?
Önce sorgulama ekranına girdiğiniz belge numarası, tarih ve diğer bilgileri faturayla karşılaştırın. Ardından doğru kanalı kullanıp kullanmadığınızı ve belgenin oluşturularak size iletilip iletilmediğini kontrol edin. Kayıt hâlâ bulunamıyorsa faturayı düzenleyen taraftan belge bilgilerini ve iletim durumunu doğrulamasını isteyebilirsiniz.
Elektronik fatura alıcıya nasıl gönderilir?
Belge oluşturulmadan önce alıcı bilgilerini, satış tutarını, vergi hesaplamalarını ve düzenleme tarihini kontrol etmeniz gerekir. e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcı için düzenlenen belge, uygun yöntemle elektronik ortamda iletilebilir veya kâğıt çıktısı verilebilir. Kullanılan iletim yönteminden bağımsız olarak, düzenlenen belgeyi kayıtlarınızda erişilebilir biçimde saklamanız önemlidir.
Hatalı düzenlenen fatura nasıl düzeltilir?
İzlenecek işlem, hatanın ne olduğuna ve faturanın alıcıya iletilip iletilmediğine göre değişir. Önce satış kaydını ve düzenlenen belgeyi karşılaştırarak yanlış alanı belirleyin. Ardından geçerli mevzuata ve kullandığınız düzenleme yöntemine uygun iptal, itiraz veya düzeltme sürecini değerlendirin. Belgeyi kayıtlardan silerek hatayı gidermeye çalışmayın.
